集客にも活用できるテレビ会議ツール

2020年5月21日

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現在、新型コロナ感染拡大でおそらくほとんどのビジネスマンが在宅ワークを求められているかと思います。そこで活用されているのがMicrosoft社のTeamsやzoomなどのテレビ会議ツールです。今回は集客にも活用できるこのツールの使い方についてご案内したいと思います。

オンライン会議・セミナーを行う

オンライン会議ツールのzoomを使えば大人数での会議やセミナーが可能で、スピーカーだけでなく参加者それぞれが発言ができたり、ホワイトボードを使用して説明したり、手元にあるパワーポイントなどの資料を共有したりできるので実際のセミナーと同様のことができるので大変便利です。

リアルで対面式で行うのと違い、微妙なニュアンスや空気感が読みづらいといったデメリットもありますが、どのような環境下においても高頻度でコミュニケーションが取れることや、資料は全てweb上で共有できるなどペーパーレスにも繋がります。デジタルツールが苦手な人も多いかもしれませんが、使い始めると大変便利なツールですのでぜひ活用していきましょう。

ワークショップを行う

テレワークツールでは会議だけでなくワークショップも行えます。ワークショップとは、当事者同士が抱える課題を共有したり、ブレーンストーミングやディスカッションを行うことで生まれる新たな気づきをその課題解決や新しいビジネスの創出のきっかけにする機会のことです。テレワークではどうしても仕事が個人で完結してしまいがちになりますが、このワークショップを活用することでリアルと変わらぬコミュニケーションを測れることもメリットの一つです。

ワークショップの成功のポイント

経験豊かなファシリテーターへの依頼

リアルの会議同様、オンラインでも会議を仕切って進行していける経験豊かなファシリテーターの存在が成功と失敗を分けると言っても過言ではないでしょう。特にオンラインでのワークショップではリアルの会議のように参加者同士の距離感も遠くなり、微妙なニュアンスや空気感がつかめないので、目配りが聞く場の空気をしっかり読める方が理想です。また当然ながらオンラインツールに慣れていない参加者も多いため、しっかりナビゲートできるだけの知識と経験を有していることも絶対条件となります。

事前にアジェンダを共有しておく

オンラインのワークショップでは不慣れな方がその店舗についていけず孤立化してしまうケースもありますので、事前にアジェンダや当日使用するツールなど参加者に共有しておくことでスムーズに進行できます。また、オンラインツールの操作に不慣れな方がいれば事前にテストの機会を設けておくことも良いでしょう。

テレワークを行う上で気をつけたいこと

テレワークの導入で、移動や通勤時間やコストが減り、業務が効率的に進められるようになった一方で、対面でのコミュニケーションと異なり、微妙なニュアンスが伝わらない、大人数の会議だと発言の際にビデオに録画されたり、じっと観察されている雰囲気がプレッシャーとなり、逆に疲れる、また、孤独な作業が多く、不安や成果に対するプレッシャーなどで精神的に追い込まれるなどといった状況にも陥りやすく、今後、テレワーク鬱などの社会的な問題にも繋がっていく可能性があります。

1.毎日のリズムを一定に保つ

テレワークになると通勤の必要がないため、つい夜更かしをして、朝寝坊をしがちになります。これだど仕事とプライベートの境がなくなり、生活も不規則になります。在宅ワークでも必ず決まった時間に起床して、食事を取り、休憩時間を決めて、終了時間もなるべく決めておくことをお勧めします。

2.会議ではなるべく大きめのリアクションをとる。

会議で発言する人は沈黙の中、淡々と発言を進めなければならず、不安感に襲われます。ですので聞き手側はできるだけ大きなリアクション、相づちを打つなどのジェスチャーをとるようにしましょう。そうすることによってスピーカーの緊張は和らぐはずです。

3.テレワークツールに慣れる

zoomやteamsを使い慣れていないとやはり運用時にストレスがかかります。ですのでなるべく色々試行錯誤しながらでもツールの使い方、チャット機能、画面共有機能、ホワイトボード機能などをスムーズに使えるようにして行きましょう。大人数の会議以外でも個人毎に簡単な打ち合わせに使ったり、友達とのコミュニケーションとしても使っていくことで、次第にストレスなく使いこなせるようになってくると思います。