実は重要なメール対応！ストレスやトラブルを解消する方法とは・・？
ふだんお客様や取引先様へいろんな連絡手段がある現在では、かえって手間がかかってしまったり、トラブルに発展するケースも！
そんな時には、メール共有システムやコミュニケーションツールはおすすめかもしれません！すべての対応を一元管理することができる仕組みの導入は集客等の管理にも繋がっていきます。
それでは実際にどのように導入していくのか確認してみましょう。
連絡手段の多様化した時代の管理
ご購読者の皆さまは、ふだんお客様や取引先様、さらにはスタッフ間どうしのやり取りをどのように行っていますか？
電話やFAX、手紙やメール、親しい個人間ならLINEやSNSのメッセージを使ってやり取りしていることが多いのではないでしょうか。
でも、
- すぐに電話に出られない
- なかなか担当者と取り次ぐことができない
- あとで返信するつもりで放置していた
- ほかのスタッフがもう対応していた
など、さまざまな悩みやお困りごとがありませんか？
今は、いろんな連絡手段があって、とても便利な時代になりました。それなのに、どのツールで誰がいつどんなふうにやり取りしていたかがわからずに、かえって手間がかかってしまう。それがストレスになったり、トラブルに発展したり、評判を下げる結果になってしまっては本末転倒です。
メール管理システムは意外に便利かも・・・。
メール管理システムは、玉石混交で様々なものがありますが、なかでもおすすめしたいのが「Re:lation」というサービスです。こちらは、先に見たようなコミュニケーションの悩みを解決する画期的なメール共有システムです。
メール共有システム、というと聞きなれない方も多いかもしれません。メールは個人宛にくるもの、プライベートなもの、そういった意識の方が多いと思います。
しかし、メールを共有することで、先に見たような
- 「だれが対応しているかわからない」
- 「メールの返信を忘れていた」
- 「過去の言った・言わないがわからない」
などといった困りごとを解決することができます。
また、「Re:lation」で一元化できるのは、メールだけではありません。
電話、チャット、SNS、LINE、そうした複数のサービスでのやりとりを一つの画面で見ることができます。「SNSでの口コミ情報が気になる…」「担当者が不在だとtwitterでの返事ができない…」そのような困りごとも解決でき、「Re:lation」上でメールを返すのと同じように返信することができます。
さらに、そのメールアドレスでの過去のやりとりを「タイムライン」という機能ですぐに確認できます。突然、「例の件、お願いします」と言われてもなんのことかわからない、各自のメールフォルダを検索して…ということもなく、クリック一つで過去のやり取りをみることができ、スムーズに対応することができます。
日々のコミュニケーションで印象が決まる！
こうしたコミュニケーションは日常の業務のなかで、盛んにおこなわれるものですが、接し方ひとつで全く印象を変えてしまうものです。それはコミュニケーションをとっている本人だけでなく、その会社・その施設の印象となってしまいます。
特に、メールの文化に慣れていない新人などは、その書き方が分からずに不用意な言葉を用いたり、失礼な言い回しで対応してしまったりと、なにかとトラブルを招きかねないことがあります。しかし、「Re:lation」であれば、承認機能が備わっており、事前に上司に承認依頼を送ってから、メールを相手先に送付することができます。
また、ほかの先輩が返信した内容を見てその書き方を学び、習熟スピードを速めることも可能です。
さらには、よく使う言い回しや返信内容をテンプレート化することもできます。
営業のお断りメールを一から毎回作成しなくても、テンプレートを呼び出して貼り付けるだけで業務が終わります。このテンプレート機能はさらに強化されており、メールの内容から機械学習して自動的に最適なテンプレートを呼び出すというAI機能も備わっています。
こうした様々な機能を使うことで、問い合わせにかかる時間が短くなり効率化できるだけでなく、失礼な言い回しや間違いメールなどもなくなり、業務の質もぐっと高まります。「Re:lation」の画面はとても見やすく、直感的にわかるデザインです。だれでも見やすく、使いやすいデザインだからこそ、ミスも防げて、管理もしやすいのです。
無料で試せる！メール管理ツール
「Re:lation」は導入前にも無料で試せるようです。
気軽に問い合わせできるようなので、気になる方はぜひこちらをご覧ください。
まとめ
メールの対応ひとつひとつにかかる時間は少なくても、積み重なればそれはミスにつながりやすい大量のタスクになります。チャットやSNSなどの気軽なコミュニケーションに慣れていると、「返信が遅い」というそれだけでもクレームにつながることもあります。
このように決しておろそかにしてはならない基本的な業務だからこそ、使いやすく共有できる管理ツールが、現代においては欠かせないのではないでしょうか。
